自费前往西班牙留学人员遇到的一个重要问题是本人档案的存放和管理，为了解决留学人员的实际困难，方便他们办理出国手续和回国工作派遣，解除其后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室(以下简称"留学人员档案室"专门从事留学人员档案的管理工作。自费前往西班牙留学留学人员均可将人事档案存放这里。
办理手续：
1、 申请存档人员，需持本人身份证、国外教育机构的入学证明(上述文件均出示原件，递交复印件;已办妥护照者还需携带护照原件和复印件)、原单位介绍信及存档费来本室办理存档手续。
2、 申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具存档申请人的委托书、护照及国外教育机构的入学证明的复印件和代办人的有效************存档手续。
3、 暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员，需持我驻外使(领)馆教育处(组)开具的"留学回国人员证明"、所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。
4、 经本室审核同意后，申请存档人员(或委托代办人)需填写"存档人员登记表"，签订留学存档协议书。本室向申请人原单位出具"调档通知单"调档。
5、 原单位接到调档通知后，将申请人档案和"档案转递通知单"一并转交本室。
6、 经审核无误后，本室将签字盖章的档案转递单回执退回申请人原单位。